SAMEDI 30 SEPTEMBRE 2017: Réunion du conseil d’administration à la Mairie de Lafitte/Lot
présents : Gilles CAPOT, Jean et Josette CHAZALLON, André FURLAN, Pierrette LEPLANT, Daniel RENARD, Jacques VIAUT, Francis TAROZZI, Michel GUILLARD, Marie-Louise BARCELLOT, Colette LAUNET
excusés : Muriel BOULMIER, Paul DEDIEU, Jean-Marc COHEN, Jean-Marie CATROU, Anne-Marie DE CHIZEAUX, Roland VROMAN
absents : Jean-Paul ANSALDI, Henri-Jean CUVELIER, Ghada LACOMBE, Laurence DEBOVE, Farida HAMMANI
I – La présidente commente le déroulement du Salon des associations du 2 septembre à Marmande, il ressort beaucoup de contentement dans l’ensemble, avec la présence de beaucoup d’associations et des échanges intéressants notamment entre les asso situées dans le Hall 1. Un tour de table est effectué à ce sujet, où idées et points positifs-négatifs sont argumentés :
| POINTS POSITIFS | Au niveau des repas servis par le traiteur les menus étaient tout à fait corrects.
Bonnes animations, exposants sympathiques. Bonnes prestations scéniques. Vidéo47 a édité gracieusement un agréable film de cette journée. Le salon permet aux associations plus d’ouverture sur l’extérieur. 60 % des exposants sont hors Pari47. Les réceptions au parking et à l’accueil se sont bien déroulées. |
| POINTS NEGATIFS | Les associations situées dans les Halls 2 et 3 étaient insatisfaites, un décloisonnement était toutefois possible pour faciliter les visites de stands, beaucoup de public étant resté dans le Hall 1, où était la scène.
La porte située à côté de l’emplacement restauration est restée ouverte pour les fumeurs, ce qui dérangeait certaines personnes. Il a manqué des bouteilles d’eau pour le repas. Divers problèmes d’intendance rencontrés durant l’ouverture du bar, Le bar ne doit pas être placé à côté de la scène car l’endroit génère trop de bruits lors des prestations scéniques. Il manquait du personnel pour les nettoyages et rangements des salles après la manifestation. Peu d’investissement de la part des membres du Conseil d’administration de Pari47. Chaque association doit nettoyer son stand à la fin de l’exposition. Certaines personnes désignées à l’accueil n’étaient pas toujours présentes à leur poste. Le stand de Pari47 était mal placé, peu de visiteurs. |
| IDEES | Pour les personnes qui le désirent prévoir des reçus pour la restauration, à voir avec le traiteur,
lors du salon le traiteur est parti rapidement et certains n’ont pû obtenir un reçu. Les groupes folkloriques pourraient danser tout en passant devant les stands. Au niveau communication l’affichage est à revoir, il serait judicieux de diffuser l’information sur les grands panneaux publicitaires, cela doit être demandé un an à l’avance. Prévoir des équipes qui assurent le bon déroulement. Est-il nécessaire de proposer les prestations scéniques durant la matinée ? car peu de public présent. Placer le stand de Pari47 en kiosque central et le valoriser. Présentation du Hall 2 à améliorer. Au bar les viennoiseries et glaces doivent être mieux prospectées afin d’être vendues. |
L’organigramme d’un tel évènement doit être bien structuré et respecté Pour faire venir autant d’associations de Pari47 la présidente avait contacté par téléphone chaque responsable, malgré les mails déjà envoyés Si le Salon des associations doit avoir lieu une nouvelle fois il se fera certainement à Marmande, comme Monsieur le Maire Daniel BENQUET l’a proposé lors de son allocution le jour du Salon. Il faudra demander à la mairie si Pari47 est assuré dans l’enceinte du Parc des expositions.
La date du 8 septembre 2018 est donc retenue en prévision du prochain Salon des associations à Marmande.
II – Trésorerie :
Le compte-rendu financier est commenté par le trésorier adjoint,
dépenses = 2770,30 €
recettes = 2742,81 €
Il reste en attente la facture du traiteur pour les repas des bénévoles (40 à 50 €)
III – Assemblée Générale du 10 mars 2018 :
Elle aura lieu à Foulayronnes, au Centre culturel le Galion, cette manifestation sera intégrée dans la journée de la femme dans la commune.
Pour la soirée gala il est également fait appel à des associations extérieures à Pari47.
Sont au programme : une association de claquettes et percussions, la troupe de théâtre la Dame Blanche, une jeune chanteuse, la danseuse Coliannie, le cabaret le Petit Paradis, la chorale Se Cantaben, le magicien Yannick Yann.
Le repas du soir se fera à l’auberge espagnole avec pâtisseries servies par Sooo Sweet , le tout animé par le duo musical Carav’Elles.
Prochaine réunion du C A fin janvier, début février 2018, le lieu restant à préciser.
